Sistema Computarizado Para la Gestion Del Archivo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Dian Del Municipio de Ipiales

Formato digital e impreso

Tesis - Facultad de Ingeniería, Programa de Ingeniería en Sistemas

Incluye bibliografia p. 49

En la DIAN, los documentos de archivo tienen su origen en las dependencias que
los producen. Allí adquieren como producto de su trámite una serie de valores
que hacen del documento un instrumento de información de singular importancia
para toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misión propia
de la entidad.
No obstante, esos documentos se incrementan anualmente, lo que hace que su
organización y gestión sea una labor realmente dispendiosa.
Como origen y causa de éste crecimiento exponencial, aparece paradójicamente
la solución, el tratamiento de la información de forma automatizada, con la
finalidad de poder ofrecer respuestas adecuadas a una necesidad de información
planteada.
Es así entonces que se crea el Sistema para la Gestión del Archivo de la Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN del Municipio de Ipiales, el archivo de
la entidad en mención, basándose en las Tablas de Retención Documental de la
misma; garantizando la selección y conservación de estos documentos. Además,
mantiene el control de tiempo de permanencia de los documentos en cada fase de
archivo. Esto ha mejorado los procesos, reduciendo notablemente el tiempo en
los mismos, las tareas a desarrollar y optimizando el desempeño laboral del
personal y la atención al usuario.
En complemento, el software del sistema tiene una interfaz de usuario atractiva y
fácil de manejar ya que si un usuario encuentra atractiva la interfaz, es probable
que sea más productivo, necesite menos supervisión y cometa menos errores.