Análisis y diseño de los sistemas de las secciones de recursos físicos y revisión de cuentas para el proyecto de mejoramiento continuo de procesos en la Universidad de Nariño. Vol. 1

Documento digital e impreso

Facultad de Ingeniería, Programa de Ingeniería en Sistemas

Incluye bibliografía p. 794

La Universidad de Nariño como institución pública dentro del proceso de acreditación debe implementar el proyecto de mejoramiento continuo de procesos y aseguramiento de la calidad. Dentro de esta política se inició a finales del año 2005 la formación de un grupo interdisciplinario para el levantamiento de procesos, elaboración de diagramas de flujo y caracterización, con el fin de encontrar fallas de la información y en el manejo de los recursos de cada subsistema de la universidad. Para iniciar este proceso de mejora se presentó una propuesta de diseño y/o ajuste de los procesos actuales con el propósito de fijar metas claras sobre el trabajo de análisis y diseño de Recursos Físicos y Revisión de Cuentas Este trabajo se pretende estandarizar el manejo de la información para hacer una integración con el sistema financiero SIIFUN y mejorar los procesos con ayuda de reingeniería para lograr incrementar o mantener la seguridad, integridad, eficiencia, veracidad y flexibilidad en el manejo de la información y los recursos. En Revisión de Cuentas se propone un sistema para el registro de las cuentas y el cumplimiento de requisitos legales, mediante el chequeo de los soportes presentados con cada cuenta, permitirá el sistema reportar los incumplimientos y detectar cuales son las causas de los errores en el trámite de las cuentas. Se integran las revisorías de la VIPRI y Torobajo, se propone disminuir al mínimo el uso de la papelería para el manejo de cuentas, flexibilizar su manejo con la construcción de módulos de administración. En la sección de Recursos Físicos se propone implementar el módulo de plan de compras con el fin de planificar el consumo, optimizar la utilización de recursos económicos aprovechando la capacidad de negociación que ofrece el manejo de pedidos en grandes cantidades para cumplir con las necesidades en un periodo definido manteniendo la calidad tanto en bienes como en servicios que adquiere la Universidad. Estandarizar la codificación de bienes utilizando los CUBS y manejar precio de referencia establecido por el RUPR. Optimizar los procesos de compra, entrada y entrega de Bienes para las diferentes secciones automatizando la elaboración de los documentos incluidos en esos procesos. Los sistemas de Recursos Físicos y Revisión de Cuentas garantizan la seguridad en el tratamiento de la información como en el acceso a la misma, implementando el registro de usuarios del sistema, permisos, claves de acceso, registro de las operaciones de los usuarios, y manejo de sesiones.