Optimización del sistema de gestión documental y contable en COLACTEOS Ltda.

Formato digital e impreso

Tesis -Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, Programa de Administración de Empresas

Incluye bibliografía p. 55

Colácteos Ltda se ha convertido en una de las empresas mas grandes del
departamento de Nariño en los últimos años, razón por la cual, es necesaria la
implementación de grandes cambios a nivel tecnológico, institucional y laboral,
que conduzcan a una continua renovación en la forma de ejercer su actividad
económica en el país.
Uno de los cambios más significativos desarrollados por Colácteos Ltda, fue la
modificación de su anterior sistema de gestión contable SIIGO, dado que no
cumplía con los requerimientos mínimos de las necesidades de una empresa
de este tamaño, al igual que se presentaron distintas contrariedades en el uso
de la aplicación, por lo tanto se busco un nuevo proveedor y se pacto con una
empresa antioqueña que ofreció un solución tecnológica llamada sistema de
gestión documental y contable (DMS- Dinamic Modular System), que trabaja
por medio de módulos y que hasta el momento ha resultado beneficiosa para la
compañía.
El problema radico en la migración de documentos e información que se realizo
de la anterior aplicación (SIIGO) a su sucesora (DMS) en junio del 2008, donde
se duplicaron documentos y valores, se confundieron clientes y sus sucursales,
se descuadraron fechas de vencimiento de documentos y surgieron una
multitud de inconvenientes, al igual que se cometieron diferentes errores en el
uso posterior de la aplicación por parte de los trabajadores, razones que no
permiten el funcionamiento optimo de la herramienta tecnológica.
Por lo anterior se elaboro una propuesta de pasantía del estudiante de
administración de empresas CARLOS DAVID ORTEGA CAICEDO, en la que
se compromete a cumplir un trabajo encaminado a la detección, valoración y
corrección de los errores contables, para que de esta manera se de la
optimización de la herramienta de gestión documental y contable. El trabajo
desarrollado y sus implicaciones para la empresa, se consignan en el siguiente
documento.