Sistema de información para el registro, control y selección de proveedores del departamento de suministros del Hospital San Andrés de Tumaco.

Formato digital e impreso

Tesis - Facultad de Ingeniería, Programa de Ingeniería en Sistemas

Incluye bibliografía p. 85

El sistema de información para selección de proveedores del departamento de suministros del Hospital San Andrés de Tumaco, es una estrategia de mejoramiento ante el problema que viene ocurriendo en dicho departamento al momento de seleccionar proveedores, debido a que las herramientas utilizadas no satisfacen las expectativas de los usuarios. Por la necesidad de cumplir oportunamente con los requerimientos de insumos, se acude a la búsqueda de ofertas de proveedores, que son enviadas por ellos en forma de cotizaciones. Con éstas, se realiza un proceso de selección de proveedores y a través de los resultados obtenidos tras el estudio de la información, se elabora una propuesta de plan de compras, la cual es presentada ante la junta directiva del hospital para la contratación de suministros. Estas cotizaciones, poseen cantidades considerables de información y requieren un procesamiento que involucra muchos datos, la realización de cálculos y el análisis de hechos que al tratarse manualmente se convierten en un trabajo laborioso y extenso que conlleva mucho tiempo, lo cual produce que a la hora de obtener resultados, dicha información ya ha perdido vigencia, reflejándose en la obtención de una información escasa e incoherente, produciendo efectos negativos para el hospital como son: la pérdida de descuentos, promociones y surtido oportuno.
El procedimiento anteriormente mencionado se venía realizando de la siguiente manera: haciendo uso de la hoja de cálculo Excel, se introduce los datos de todas las cotizaciones que hayan llegado, siendo necesario digitar cientos de registros y todas sus características para la elaboración de un cuadro comparativo de proveedores donde se ubica el artículo deseado, su unidad de medida, la cantidad requerida de este artículo y el valor unitario, a continuación se ubican casillas para el nit, nombre del proveedor y el valor total generado para cada proveedor de acuerdo a la cantidad de dicho artículo. Luego de dispuesta la información en las casillas y realizado el cálculo de valores totales, se procede a imprimir para realizar el análisis de forma manual comparando los precios totales para cada proveedor y marcando con alguna señal el menor. Se repite el procedimiento para cada artículo. De esta manera quedan por fuera otras características importantes de los proveedores como son la forma de pago que ofrecen, el tiempo de entrega y el régimen al que pertenece, datos que también son importantes para la junta directiva a la hora de tomar decisiones.
Con éste método se presentan problemas dados que la información impresa no alcanza en una sola hoja, siendo necesario imprimir por partes para luego pegarlas horizontalmente quedando además unos documentos difíciles de manipular. Luego de detectar los proveedores adecuados, se hace un resumen con los proveedores elegidos y nuevamente se digitan los datos para la elaboración un informe que les permita ver con mayor claridad las ventajas que presenta cada proveedor.
Para el sistema de información mencionado se ha definido cuatro módulos principales: manejo de proveedores, manejo de artículos, manejo de grupos y manejo de selección de proveedores para trabajar en conjunto con una base de datos que reúne la información necesaria. Se hace uso del modelo entidad – relación para el diseño de la misma, logrando con ello una integración de los datos y así garantizar un mayor control disminuyendo la redundancia, es decir, la repetición de registros en forma innecesaria, facilitando el procedimiento para realizar búsquedas y brindar seguridad en los datos a través del manejo de niveles de usuario. De tal forma que la información obtenida resulte pertinente, exacta oportuna y suficiente. Las entradas al sistema están controladas a través de un menú que permite acceder a diferentes formularios donde se puede manipular la información a través de cajas de texto, botones de comando, listas, etc. Como salidas de la información se encuentran diferentes reportes que pueden ser observados en pantalla o también ser impresos. El diseño de reportes está elaborado de acuerdo a las necesidades de información de los usuarios.
El sistema posee los niveles de usuario “usuario” y “administrador”, el usuario solo tiene acceso a ciertos reportes y al módulo de manejo de selección de proveedores, el administrador tiene acceso a todo. El sistema brinda la opción de crear copia de seguridad en caso de pérdida de la información. Además brinda un archivo log que únicamente puede ser accedido por un usuario con nivel de “administrador”.